Datenqualität im E-Commerce: mit Daten die eigene Logistik optimieren

Datenqualität in der Logistik: Dein Erfolgsfaktor

Im grenzüberschreitenden Versand muss die Datenqualität top sein, sonst wird es echt schwer mit Deiner internationalen Expansion.

Saubere Daten haben einen extrem grossen Einfluss auf die Lieferzeit Deiner Waren und auf die Customer Journey Deiner Kundinnen und Kunden – und damit auch auf Deine Kosten und Deinen Profit!

Wenns um Versandoptimierung geht, können wir mitreden. Deshalb: Weiterlesen lohnt sich.

Um welche Daten gehts?

Hier die drei Datentypen in der Übersicht:

• Produktdaten
• Bestell-/Versanddaten
• Verzollungsdaten, Dokumente

Poor Data Vicious Cycle

Der Teufelskreis beginnt mit schlechten oder sogar fehlenden Daten.

Beispiel: Ein Unternehmen verfügt nur über ungenügende Produktstammdaten in seinem ERP/PIM, und die Bestelldaten sind von schlechter Qualität. Das hat automatisch Fehler bei der Auftragsbearbeitung zur Folge und damit natürlich auch beim Pick&Pack. Dabei kann es passieren, dass ein Produkt zum falschen Kunden, zur falschen Kundin geht. Unangenehm.

Verzollungsverzögerungen sind die Folge

Weiteres Problem: Verzollung. Wenn die Daten des Pakets A dem Zoll gemeldet werden, aber das Paket B verschickt wird, ist die logische Folge eine Verzollungsverzögerung.

Anderes Beispiel: Die gemeldeten Gewichte stimmen mit den realen nicht überein. Eine kleine Zahlenabweichung, die fatale Folgen hat: Mehraufwand, Zeitverlust, Mehrkosten.

Lieferverzögerungen frustrieren Deine Kundschaft

Lieferverzögerungen und falsche Daten (dazu gehört zum Beispiel eine falsche Adresse verursachen schnell grosse Probleme bei der Zustellung. Das Ergebnis? Deine Kundin, Dein Kunde ist verärgert. Zu Recht!

Schlechte Kundenrezensionen sind schlecht fürs Image

Daraus folgt eine höhere Retourenquote, die sehr schlecht für ein gut laufendes Geschäft ist. Und weil enttäuschte Kunden ihren Frust selten für sich behalten, hagelts schlechte Kundenrezensionen. Dein Image leidet.

Ein schlechtes Image widerspiegelt sich im Handumdrehen in den Umsatzzahlen. Und diese wiederum haben einen Einfluss auf die Unternehmensressourcen, also auf die Personalbestände.

Deine Personalressourcen sind betroffen

Spinnen wir den Teufelskreis noch etwas weiter: Weniger verfügbare Personalressourcen werden mittel- und langfristig verhindern, dass sich die Datenqualität bessert. Und das Ganze beginnt von vorn …

Der Ausstieg aus diesem Poor Data Vicious Cycle beginnt mit korrekten Daten. Und zwar von Anfang an. Denn diese im Nachhinein anzupassen oder zu vervollständigen, ist gar nicht so einfach und bedeutet einen enormen Aufwand.

• Profi-Tipp:
  Sorge gleich zu Beginn für hohe Datenqualität in der Logistik. Sie ist matchentscheidend!

Kommen wir nun zu den eingangs erwähnten Datentypen, die wichtig sind, wenn man grenzüberschreitend versendet. Lass uns mit den ersten, den Produktdaten, beginnen.

Produktdaten im Cross Border E-Commerce

• Genaue Artikelbeschreibung
  • Sie ist wichtig für die reibungslose Abwicklung der Verzollung. Die Beschreibung sollte in der Sprache des Ziellandes verfasst sein – oder aber auf Englisch. Eine genaue Artikelbeschreibung hilft Dir auch Deine Retourenquote niedrig zu halten. Mehr dazu im Blogartikel. 
• Eindeutige Artikelnummer
• Preis
  
  • Wenn der Händler mit den DDP-Incoterms die Waren verschickt, wird er seine Preise inklusive Steuern und Zölle im Webshop ausweisen. Für die Verzollung aber müssen Nettopreise angegeben werden. Das bedeutet, ohne Zölle, ohne Steuern, aber inklusive Transportkosten. Der Zoll erhebt schliesslich Steuern und Zölle, basierend auf dem übermittelten Wert. Wenn der Händler fälschlicherweise also Bruttopreise (inklusive Steuern und Zölle) angibt, bezahlt er zu viel.
  • Bei Spezialpromotionen mit Gratisware muss man vorsichtig sein. Wertangaben von CHF 0.– machen bei der Verzollung Probleme. Folge: Die Ware kann blockiert bleiben, bis der korrekte Wert vorliegt.
• Ursprungsland
  • Diese Angabe ist für die Verzollung unabdingbar und beeinflusst den Zollsatz. EU-Ware beispielsweise kann zollfrei in die Schweiz importiert werden. Achtung: Ein falsches Ursprungsland in der Zolldeklaration gilt als Falsch-Deklaration und wird bei allfälligen Retouren Probleme verursachen.
• Gewicht (das ist wichtig für den Versand in die Schweiz)
  • Die Schweiz ist das einzige Land, das einen Gewichtszoll kennt. Das ist der Grund, dass alle importierten Artikel mit dem richtigen Gewicht gekennzeichnet sein müssen. Der Schweizer Zoll benötigt Netto- und Bruttogewicht. Beachte: Entscheidend für den Zollsatz ist das Bruttogewicht.
• HS-Code (er ist wichtig für den Versand in die Schweiz)
  • Ohne HS-Code ist es nicht möglich, Ware in die Schweiz zu schicken. Schweizer HS-Codes basieren auf dem international gültigen Harmonisierten System (HS) und sind achtstellige Nummern, die man im Schweizer Tares-System findet
• VOC-Angaben (falls notwendig)
  • Bei einigen Artikeln werden Lenkungsabgaben auf flüchtigen organischen Verbindungen (VOC) fällig. Das betrifft meistens Kosmetika oder Reinigungsmittel. Die Lenkungsabgabe beträgt CHF 3.–/kg. Wenn der Händler den genauen VOC-Anteil seiner Artikel nicht ausweist, wird ihm der volle Betrag in Rechnung gestellt. Das bedeutet CHF 3.– auf das Totalgewicht des Artikels und nicht auf den eigentlichen VOC-Wert.
• Alkohol-Angaben (falls notwendig)

Bestell-/Versanddaten im Onlinehandel

Gute PIM-Daten sind das eine. Das andere ist die Datenqualität im Bestellbereich. Der Händler muss im Checkout sicherstellen, dass er die richtigen Kundendaten einholt.

Als Erstes muss klar sein, ob es sich beim Besteller, bei der Bestellerin um eine Privatperson oder um ein Unternehmen handelt. Falls eine Privatperson bestellt, sie die Auslieferung aber an ihren Arbeitsort wünscht, muss dies aus den Adressfeldern klar ersichtlich sein. Ansonsten blühen Probleme bei der Verzollung, die Lieferverzögerungen nach sich ziehen. Logisch: Ist für den Zoll nicht klar, dass eine Privatperson hinter der Bestellung steckt, wird er die Artikel als B2B-Artikel einstufen und anders handhaben.

Zudem müssen die Eingabefelder den Adressspezifikationen der einzelnen Länder gerecht werden. So muss zum Beispiel das Feld für die Postleitzahl angepasst werden, weil nicht in jedem Land vierstellige Zahlen gelten wie in der Schweiz.

• Profi-Tipp:
  Setze auf Online-Tools beim Adressencheck. Damit erhält der Käufer sofort eine Nachricht, dass etwas nicht stimmt, wenn er eine falsche Adresse eintippt. Damit vermeidest Du, dass Lieferungen nicht zugestellt werden können. Das hat eine positive Auswirkung auf die Versandkosten.

Verzollungsdaten und Dokumente für eine optimierte E-Commerce-Logistik

Neben den normalen Verzollungsdaten wie HS-Codes und Gewicht braucht es korrekt ausgefüllte Verkaufsrechnungen. Der Zoll nimmt nämlich Stichproben vor, deshalb muss der Händler in der Lage sein, korrekte Rechnungen vorzulegen. Ansonsten droht wiederum, dass die Ware am Zoll blockiert wird.

• Profi-Tipp:
  Bei einigen Produkten muss der Händler dem Zoll zudem verschiedene Zertifikate oder Bewilligungsnummern vorlegen können (zum Beispiel CITES-Zertifikate). So ist garantiert, dass die Ware reibungslos zugestellt wird.

Datenqualität im Onlinehandel: unser Fazit

Cross Border E-Commerce ist interessant. Damit steigt aber auch die Komplexität der Logistik. Bevor Du einen Exportmarkt erobern möchtest, empfehlen wir Dir, genau hinzuschauen, welche Daten für den Versand erfolgskritisch sind.

Wenn Du alle Punkte für eine Versandoptimierung beachtest, kommt es zu keinen Verzögerungen und Du machst Deine Kundinnen und Kunden glücklich. Und das allein zählt für den Erfolg.