Versandkosten senken – Sparen beim Export in die Schweiz

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Die Schweizerische Post hat mit SmartGate Flex die perfekte All-in-One-Lösung für Onlinehändler in derEU, die ihre Versandkosten im E-Commerce beim Export in die Schweiz senken und den gesamten Ablauf vereinfachen möchten.

• Transport zum Injection Hub in DE
• Verzollung (Ausfuhr EU & Einfuhr CH)
• Zustellung in der Schweiz
• Lokales Schweizer Retourenmanagement inkl. Bearbeitung und Rückverzollung
• Rücktransport zum Händlerlager
• IT-Integration über API-Schnittstelle
• Flexible Anpassung an die Bedürfnisse der Kund:innen

Wie Du siehst, ist SmartGate Flex also vor allem für Onlinehändler interessant, die ihre Ware bereits vorverzollt versenden – hier spricht man auch von DDP. Das ist ein Incoterm und bedeutet vereinfacht gesagt, dass die Händler:innen alle Kosten wie Verzollung und Steuern selbst übernehmen.

Für Schweizer Kund:innen heisst das: Auf sie kommen keinerlei Kosten mehr zu; er bekommt die Lieferung also so, als hätte er in der Schweiz bestellt. Klar, dass das die Kundenzufriedenheit stark erhöht!

Als professionelles E-Commerce-Unternehmen in der EU ist es also fast schon Pflicht, eine Lieferung in die Schweiz auf DDP-Basis anzubieten. Egal ob eigener Shop oder Marktplatz. Egal ob Shopify oder Amazon. Entscheidend ist die Versandmethode. Die Schweizer Kund:innen kennen ihren Zoll sehr gut und vermeiden es nach Möglichkeit, Produkte im Ausland zu bestellen, für die sie dann noch zusätzliche Gebühren bezahlen müssen.

Das klassische Gegenbeispiel zu DDP ist übrigens DAP. Hier zahlt der Empfänger alle anfallenden Zölle, Steuern und Gebühren. Im nächsten Abschnitt findest Du eine kleine Übersicht darüber.

Details gefällig? Dann lies Dir alles rund ums Thema Incoterms noch einmal genauer im Blog der Schweizerischen Post den Artikel Incoterms DDP und DAP durch.

Der typische DAP-Versand im Post- oder Kurierkanal

Nur damit Du weisst, wie man es am besten nicht macht: So sieht der klassische DAP-Versand aus – lieferst Du Deine Produkte bereits per DDP, kannst Du das aber getrost überspringen.

1. Der Kunde bestellt bei Dir im Shop und zahlt beim Check-out die Ware plus Versandkosten.
2. Du versendest die Ware mit einem Versanddienstleister in die Schweiz.
3. Dieser Dienstleister übernimmt die Verzollung und geht für alle anfallenden Gebühren, Zölle und Steuern in Vorleistung.
4. Der Versender stellt die Ware zu und verlangt die ausgelegten Kosten plus eine Zusatzgebühr für seine Mühen von den Kund:innen zurück. Der bezahlt entweder bei der Zustellung oder im Voraus per App.

Viel effizienter: DDP-Versand – zum Beispiel mit SmartGate Flex

Und so sieht der DDP-Versand aus:

1. Beim Check-out zahlen Deine Schweizer Kund:innen nicht nur den Warenwert samt Versandkosten, sondern auch Zölle, Einfuhrumsatzsteuer und Verzollungsgebühren – der Endpreis beinhaltet also bereits alle anfallenden Kosten.
2. Du versendest die Ware mit einem Versanddienstleister in die Schweiz.
3. Dein Versanddienstleister übernimmt die Verzollung und verrechnet die Kosten dafür direkt mit Dir.
4. DDP Versand ist zudem in der Regel schneller als der klassische DAP Versand. Die Lieferzeiten können gerade zu Peakzeiten stabiler und kürzer sein. Das liegt an daran, dass die kommerzielle, DDP basierte Verzollung in 99.99% der Fälle keine physischen Handlings generiert. Der Kontakt zum Zoll ist meistens rein digitaler Natur und somit maximal skalierbar.
5. Der Kunde erhält sein Paket so, als hätte er im Nachbarort bestellt.

Du siehst: Der DDP-Versand ist nicht nur deutlich effizienter, er stärkt auch die Kundenbindung, erhöht die CVR und sorgt dafür, dass die Kund:innen wiederkommen – jeder shoppt schliesslich gerne bei einem Onlinehändler, bei dem es so bequem ist!

Versandkosten senken: 5 Schritte zum Erfolg

Nun kommen wir zu den 5 Schritten, die nicht nur Deine Versandkosten im E-Commerce senken können, sondern für Deine Schweizer Kund:innen auch die perfekte Customer Journey bedeuten. So profitieren am Ende alle davon: Deine Kund:innen freuen sich über einen reibungslosen Versand ihrer bestellten Produkte und Du über massive Kosteneinsparungen.

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Schritt 1: Daten sind entscheidend beim internationalen Versand

Die für die Verzollung notwendigen Daten müssen vom Zoll dokumentiert werden. Das betrifft beispielsweise Produktbeschreibungen, Gewichte und Zolltarifnummern. Dabei wird jedes Paket einzeln manuell bearbeitet, was bis zu einer halben Stunde dauern kann – bei einem Warenwert über Euro 1000.- sogar länger. Diese Verarbeitung der Verzollungsdaten kann wertvolle Zeit kosten – die Beamten haben sie, Du nicht. Wie verhinderst Du also, dass schon beim Zoll ein enger Flaschenhals entsteht, an dem Deine Pakete festhängen?

Das Zauberwort heisst Automatisierung. Denn warum solltest Du etwas manuell erledigen, wenn es auch automatisiert geht? Mit SmartGate Flex übermittelst Du alle für die Verzollung relevanten Daten per API an das System der Schweizerischen Post. Wir verarbeiten die Daten und verzollen Deine Pakete kostengünstig und schnell. Das reduziert Deine Verzollungskosten auf einen Bruchteil!

Ein weiterer Vorteil gegenüber der manuellen Verarbeitung der Daten: Individuelle Fehler werden reduziert. Ob Tippfehler, falsche Produktangaben oder ein Zahlendreher bei der Zolltarifnummer: Jeder vertut sich mal, auch der Schweizer Zoll. Bevor Du Dich langwierig und teuer mit einer Behörde auseinandersetzen musst, gehst Du lieber auf Nummer sicher – und automatisierst das Verfahren ganz einfach.

Alles aus einer Hand

Wo Du die Daten schon einmal an uns übermittelt sind, ist es auch sinnvoll, uns das Retourenmanagement und die Zollrückerstattung zu überlassen. Wieso?

• Du benötigst nur noch EINE Integration, da alle Daten über denselben Dienstleister laufen – das erhöht ausserdem die Datensicherheit
• Ein Ansprechpartner für alle Vorgänge
• Der Vorholungstransportist für den Rücktransport der Retouren nutzbar

Warum sind Händler- und Produktstammdaten entscheidend für internationalen E-Commerce?

Eine Kernaufgabe von Onlinehändlern ist es ihre Stammdaten im Griff zu haben. Das betrifft händlerbezogene Stammdaten wie die EORI-Nummer, aber vor allem die Produktstammdaten. Letztere sind, gerade bei grossen und gemischten Produktportfolios, eine Herausforderung.

Produktstammdaten sind aufgrund des sich stetig ändernden Artikelstamms dynamisch. Sie sind auch heterogen, da diverse Lieferanten oftmals unterschiedliche Produktdaten liefern. Aber gerade für den Cross Border E-Commerce sind sie matchentscheidend. Der Zoll ist gnadenlos. Belieferst Du Kund:innen ausserhalb der EU, musst DU Sorge dafür tragen, dass die Pakete sauber und effizient durch den Zoll kommen. Ergo müssen in Deinem Shop-oder ERP-System sämtliche Artikelbeschreibungen in der vom Zoll geforderten Sprache und Qualität parat sein. Extrem wichtig und eine Wissenschaft für sich, sind die HS-Codes, oder auch Zolltarifnummern. Sie ermöglichen es erst dem Zoll Deine Waren zuzuordnen und somit automatisiert zu verzollen.

Wir wollen in diesem Blog nicht im Detail das Thema Daten behandeln. Hierfür haben wir noch einen Spezialblog für Dich am Start.

Schritt 2: Der richtige Logistik-Kanal

Für die Zustellung in die Schweiz kannst Du zwischen dem Paket- und dem Briefkanal wählen. Richtig gelesen: Versende Deine Bestellungen als Brief! Du musst nur wissen, wie.

Natürlich unterliegen Formate und Gewichte einigen Beschränkungen. Die Schweizerische Post hat mit SmartGate Flex die Möglichkeit, Warensendungen auch im internationalen Briefkanal zu versenden. In diesem Kanal wird zwischen zwei Formatabmessungen unterschieden:

Das N-Format erlaubt ein Maximalgewicht von 2 kg sowie eine addierte Gesamtkantenlänge von 90 cm. Du musst Deine Pakete also nur geschickt verpacken und dann passen da locker 2 Paar Sneaker hinein!

Das B-Format wiederum darf zwar nur maximal 3 cm dick sein, erlaubt aber ebenfalls 2 kg Gesamtgewicht. Ein Traum für Fashionhändler – dünne Oberteile, Shirts oder Lingerie lassen sich auf diese Weise günstig versenden.

Mit dem Briefkanal Versandkosten senken

Laut Statistik könnten 80% der international versendeten Warenkörbe über den Briefkanal versendet werden. Wenn Du also Deine Versandkosten für den Export in die Schweiz senken willst, dann erhöhe den Anteil Deiner Briefpost.

Warum macht das dann nicht jeder im Onlinehandel?

Weil es den meisten Onlinehändlern lieber ist, nur einen Prozess zu nutzen. Daher versenden sie einfach alles über den Paketkanal. Der unterliegt nicht solchen Limitierungen wie der Briefkanal und ist daher grundsätzlich bequemer. Für grosse Produkte ist das auch völlig okay.

Bei kleinen und mittleren Produktgrössen ist das aber sowohl ökonomisch als auch ökologisch nicht besonders sinnvoll. Was also tun, wenn Du beide Kanäle nutzen willst, ohne Dir um unterschiedliche Prozesse und Versandpartner Gedanken machen zu müssen?

Schweizerische Post anfragen, SmartGate Flex nutzen und profitieren! Wir händeln beide Kanäle mit nur einem Prozess. So kannst Du mit dem jeweils passenden Kanal Deine Versandkosten senken und freust Dich zudem über zufriedene Kund:innen.

Schritt 3: Transport im Sammelkarton

Eine weitere Überlegung, mit der Du Deine Versandkosten als E-Commerce-Händler:in senken kannst, betrifft den Transport Deiner Pakete/Briefe in das Sammellager, in dem sie weiterverarbeitet werden.

Die meisten E-Commerce Unternehmen nutzen dafür eine Spedition, die die Bestellungen mit einem LKW abholt. Das ist jedoch teuer und lohnt sich nur bei hohen Stückzahlen. Ob Du nun nur eine oder gleich 6 Europaletten gepackt hast: Die Speditionskosten ändern sich nicht signifikant, solange ein einzelner LKW bei Dir vorfährt die Ware abholt und direkt zur Zieladresse fährt. Ein Kurierdienstleister wiederum hat nicht den gleichen Aufwand zu bewältigen wie eine Spedition und kann seine Kosten daher spezifischer und an Deine Stückzahlen angepasst kalkulieren.

So sähe der Transport im Sammelkarton mit einem Kurierdienstleister aus:
Über unsere API erhältst Du ein nationales Schweizer Label für Deine Pakete/Briefe.

1. Du packst die Pakete/Briefe in einen grossen Karton, auf den Du das Kurierlabel klebst.

2. Der Kurierdienst holt den Karton ab und bringt ihn zu einem E-Commerce HUB direkt an der Schweizer Grenze. Dort werden die einzelnen Pakete/Briefe entnommen und mit einem Sammeltransport zu einem Logistikzentrum der Schweizer Post geliefert.

3. Die Sendungen werden nun bearbeitet und verzollt, basierend auf den Daten, die Du vorher übermittelt hast.

4. Schon am nächsten Tag werden die Sendungen bei den Schweizer Kund:innen zugestellt.

So teuer und langsam machen es die meisten

Du möchtest Deine Versandkosten senken? Dann siehst Du hier, wie es nicht geht:

Kontaktiere uns auf WhatsApp, wenn Du bereit bist Deine Versandkosten erheblich zu senken. Lass uns über die besten Schritte für Dein Unternehmen sprechen, um den Export in die Schweiz in einen reibungslosen und kostengünstigen Prozess zu verwandeln.

Schritt 4: Günstige Sammelverzollung

Über die Zollbestimmungen der Schweiz könnte man ein ganzes Buch schreiben. Um es Dir einfacher zu machen, haben wir die Key Facts für Dich in einem Blog zusammengefasst: Zollbestimmungen in der Schweiz.

Entscheidend dafür, Deine Versandkosten zu senken, ist die Frage: Einzelverzollung oder Sammelverzollung? Wir zeigen Dir beide Methoden und erklären, warum Du mit der Sammelverzollung in Verbindung mit der automatisierten Übermittlung der Daten über API-Zeit und Geld sparst.

Bei der Sammelverzollung zahlst Du eine einmalige, pauschale Verzollungsgebühr für Deine Bestellungen. Dabei werden Deine Daten gesammelt von Deinem Versanddienstleister an den Zoll übermittelt, Deine Pakete anschliessend verzollt und fertig ist der Prozess. Klingt gut und geht schnell. Würdest Du Deine Pakete dagegen mit einem Versanddienstleister verschicken, der keine Automatisierung anbietet, würde dieser alle Sendungen einzeln und vor allem manuell verzollen. Für diese Dienstleistung verlangt er natürlich eine Gebühr – und zwar pro Sendung. Ganz abgesehen davon, dass eine Einzelverzollung gerade zu Spitzenzeiten sehr viel Zeit kostet und zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Ein Beispiel: Die Verzollungsgebühr bei der Einzelverzollung liegt in der Regel je nach Anbieter zwischen 15 und 30€. Angenommen, die Sammelverzollung kostet Dich eine Gebühr von 60€ – dann bist Du bereits bei 2 – 4 Paketen gleichauf, hast aber bei der Sammelverzollung die deutlich schnellere Abwicklung. Bei grösseren Mengen sparst Du hingegen deutlich!

Du kannst es Dir ganz leicht selbst ausrechnen: Ist Dein Bestellvolumen so niedrig, dass die einzelne Verzollung Deiner Sendungen immer noch günstiger ist als eine Sammelverzollung mehrere Pakete? Und lohnt sich der höhere Zeitaufwand?

Schritt 5: Warum Du mit lokalem und digital integriertem Retourenmanagement Kosten sparst

Lass Deine Kund:innen innerhalb der Schweiz retournieren! Wie das gehen soll? Wir bieten Dir die perfekte Retourenlösung an. Die Kund:innen geben ihre Retoure einfach an der nächsten Ecke ab, wie sie es von nationalen Bestellungen gewohnt sind – ein dichtes Netz an Drop-off-Points macht es möglich.

• Das Retourenetikett legst Du Deiner Sendung entweder physisch bei oder lässt es Deine Kund:innen online abrufen.
• Die Retoure wird bereits nach einem Tag in einem Schweizer Logistikzentrum bearbeitet.
• Je nach gewünschtem Servicelevel wird die Retoure geöffnet und ihr Zustand überprüft.
• Nach einer gewissen Zeit werden die gesammelten Retouren an Dich zurückgeschickt – inklusive Ausfuhrverzollung.

Das erlaubt eine schnelle Rückerstattung an die Kund:innen und senkt die Stückkosten pro Retoure für Dich enorm – schliesslich ist der Sammeltransport deutlich günstiger als die Rücksendung einzelner Retouren.

Fazit: Eine höhere CVR und Kundenzufriedenheit sowie geringere Kosten für Dich!

Warum digital integriertes Retourenmanagement ein Gamechanger ist?

Wusstest Du, dass Du bei Kleidungsartikeln bei der Einfuhr nach Deutschland ca. 12% vom Warenwert an Zoll bezahlst?

Du solltest Dich vor diesem Hintergrund fragen, wie der deutsche Zoll wissen soll, dass es sich bei Deiner Schweizer Retoure um eine Rücksendung handelt, welche vor Tagen oder Wochen bereits aus Deutschland exportiert wurde, somit also zollfrei sein müsste.

Der deutsche Zoll ist weder für seine Nachgiebigkeit noch für seine hellseherischen Fähigkeiten bekannt.

Es gibt allerdings ein Verfahren, das es Onlinehändler:innen ermöglicht, die Zollanmeldung der Retouren so zu gestalten, dass der Zoll diese als Wiedereinfuhr identifiziert und somit von Zoll befreit. In Deutschland heisst das Rückwaren-Verfahren.

Ergo musst Du als Onliehändler:in sicherstellen, dass Deine Retouren entsprechend beim Zoll angemeldet werden.

Hier gibt es einen entscheidenden Punkt. Du musst die EU-Ausfuhrdaten (der ursprünglichen EU-Ausfuhr beim Versand in die Schweiz) in einem speziellen Reporting, auf Retouren-Artikelebene, mit den Retourendaten (welche Artikel effektiv zurückgeschickt wurden) matchen.

Damit dieses Verfahren für Dich nicht in einem täglichen Excel-Admin-Nightmare endet, sollte Deine komplette Kette digital integriert sein. Damit meinen wir, dass Dein Hinversand (inkl. Ausfuhr EU/ Einfuhr CH) mit dem Rückversand (inkl. Ausfuhr CH/Einfuhr EU) innerhalb eines IT-Prozesses, aufeinander abgestimmt, erfolgt.

Alles aus einer Hand!

Im Vergleich: Internationales Retourenmanagement

Internationale Retouren verlangen von Kund:innen das fehlerlose Ausfüllen des richtigen Zolldokuments CN22 – eine mögliche Fehlerquelle. Ausserdem kann es durch die Verzollung zu Zeitverzögerungen an der Grenze kommen. Es vergeht also ein Weilchen, bis die Retoure bei Dir eintrifft und Du den Kund:innen die Rückerstattung auszahlen kannst.

Wenn Du Dich detailliert zur Optimierung Deines Retourenprozesses informieren möchtest, haben wir hier noch einen Spezial-Blog für Dich.

Fazit: Versandkosten senken ist ziemlich einfach

Ob Transport, Verzollung oder Retouren: Du musst einfach nur mehr senden – dann kannst Du auch mehr sparen.