La qualità dei dati nell’e-commerce: ottimizzare i dati con la propria logistica

La qualità dei dati nella logistica: il fattore di successo

Per evitare di scontrarsi con grandi difficoltà nella sua espansione internazionale, dovrà accertarsi che i dati delle spedizioni transfrontaliere siano di qualità eccellente.

Dati accurati incidono enormemente sui tempi di consegna della sua merce e sulla customer journey dei suoi clienti, e di conseguenza anche sui suoi costi e sul suo profitto!

L’ottimizzazione delle spedizioni è il nostro pane quotidiano. Per questo, vale la pena continuare a leggere.

Di quali dati si tratta?

Ecco una panoramica delle tre categorie di dati:

• dati del prodotto
• dati dell’ordine / della spedizione
• dati di sdoganamento, documenti
  
  

Il circolo vizioso dei dati di pessima qualità

Il circolo vizioso inizia con dati di pessima qualità o addirittura mancanti.

Esempio: un’azienda dispone solo di una quantità insufficiente di dati base dei prodotti nel suo sistema ERP/PIM e i dati degli ordini sono di pessima qualità. Questo causa automaticamente errori nell’elaborazione degli ordini e naturalmente anche durante il Pick&Pack. Può accadere pertanto che un prodotto venga consegnato al cliente sbagliato, il che è veramente spiacevole.

La conseguenza? Ritardi nello sdoganamento

C’è un altro problema, legato allo sdoganamento: se alla dogana vengono trasmessi i dati del pacco A ma viene spedito il pacco B, si genererà logicamente un ritardo nello sdoganamento.

Facciamo un altro esempio: il peso dichiarato non corrisponde a quello effettivo. Si tratta di una piccola divergenza numerica che può avere gravi conseguenze in termini di lavoro aggiuntivo, perdita di tempo e costi supplementari.

I ritardi nella consegna sono frustranti per i suoi clienti

Ritardi nella consegna e dati errati (tra cui ad esempio un indirizzo sbagliato) causano facilmente grossi problemi nel recapito. Il risultato? Clienti giustamente irritati!

Recensioni dei clienti negative compromettono l’immagine dello shop

Ne deriva un aumento della percentuale di rinvii, il che è molto negativo per un negozio con un buon andamento. E dato che i clienti delusi raramente tengono per sé la loro frustrazione, le recensioni negative si moltiplicano, a danno dell’immagine dello shop.

Una reputazione negativa si riflette subito sulle cifre di vendita che a loro volta incidono sulle risorse aziendali, ovvero sul personale.

I danni per le risorse umane

Continuando ad analizzare il circolo vizioso, una riduzione delle risorse umane disponibili impedisce nel medio e nel lungo termine di migliorare la qualità dei dati. E il circolo rinizia da capo...

Per uscire da questo circolo vizioso dei dati di pessima qualità ci vogliono dati corretti. Fin dall’inizio. Perché adeguarli o completarli in corso d’opera non è così semplice e comporta un enorme lavoro.

• Consiglio dell’esperto:
  accertarsi fin dall’inizio che la qualità dei dati logistici sia eccellente. Questo farà la differenza!

Passiamo ora ai tipi di dati menzionati all’inizio di questo articolo, che sono di grande importanza per spedire all’estero. Cominciamo con la prima categoria, quella dei dati del prodotto.

Dati del prodotto nel cross-border e-commerce

• Descrizione esatta dell’articolo
  
  
  • La descrizione è importante per uno sdoganamento ineccepibile. Deve essere redatta nella lingua del paese di destinazione oppure in inglese. Descrivere accuratamente i suoi articoli la aiuta anche a mantenere bassa la percentuale di rinvii. Ulteriori informazioni nell’articolo del blog.
• Numero univoco dell’articolo
• Prezzo
  
  • Se il commerciante spedisce la merce con l’Incoterm DDP, nello shop indicherà i suoi prezzi comprensivi di tasse e dazi. Per lo sdoganamento, dovrà però indicare i prezzi netti ovvero al netto di dazi e tasse ma comprensivi delle spese di trasporto. Del resto, la dogana riscuote tasse e dazi sulla base del valore dichiarato. Pertanto, se il commerciante indica erroneamente i prezzi lordi (incl. tasse e dazi), pagherà più del dovuto.
  • Occorre inoltre essere prudenti con le promozioni speciali che offrono merce gratuita. Dichiarare pari a CHF 0.– causa problemi durante lo sdoganamento e può comportare il blocco della merce fino alla dichiarazione del valore corretto.
• Paese di origine
  
  • Questa informazione è indispensabile per lo sdoganamento e incide sull’aliquota di sdoganamento. La merce proveniente dall’UE, ad esempio, può essere importata in Svizzera esente da dazio. Ma attenzione: se il paese di origine indicato nella dichiarazione doganale non è corretto, la dichiarazione viene considerata falsa con conseguenti problemi in caso di rinvio.
• Peso (importante per la spedizione in Svizzera)
  
  
  • La Svizzera è l’unico paese che applica un dazio sul peso. Per questo motivo, tutti gli articoli importati devono essere contrassegnati con il loro peso esatto. La dogana svizzera chiede sia il peso netto che quello lordo. Attenzione: l’aliquota di sdoganamento viene calcolata sul peso lordo.
    
    
• Codice HS (importante per la spedizione in Svizzera)
  
  • Senza un codice HS, non è possibile spedire merci in Svizzera. I codici HS svizzeri si basano sul sistema armonizzato valido a livello internazionale (HS) e sono numeri a otto cifre che si trovano nel sistema doganale Tares.
• Dati COV (se necessari)
  
  • Alcuni articoli sono soggetti a una tassa d’incentivazione sui composti organici volatili (COV). Questo riguarda per lo più cosmetici o prodotti per la pulizia. La tassa d’incentivazione ammonta a CHF 3.–/kg. Se il commerciante non indica l’esatta percentuale di COV nei suoi prodotti, gli viene addebitato l’intero importo ovvero CHF 3.–/kg sul peso totale dell’articolo e non sul contenuto effettivo di COV.
  
  
• Indicazione del contenuto alcolico (se necessario)
  
  

Dati dell’ordine / della spedizione nel commercio online

Una cosa sono buoni dati PIM, un’altra la qualità dei dati relativi all’ordine. Il commerciante deve garantire di raccogliere correttamente i dati del cliente in fase di check-out.

Innanzitutto, è necessario specificare se la persona che effettua l’ordine è un privato o un’azienda. Se un privato effettua un ordine ma desidera che la merce venga consegnata nel suo luogo di lavoro, dovrà indicarlo chiaramente nei campi dell’indirizzo. In caso contrario, si verificheranno problemi di sdoganamento, con conseguenti ritardi nella consegna. Logicamente, se la dogana non può accertarsi che l’ordine è stato effettuato da un privato, classificherà gli articoli come articoli B2B e li tratterà in modo diverso.

Inoltre, i campi di immissione devono essere conformi alle specifiche di indirizzo valide nei diversi paesi. Ad esempio, il campo per il numero postale di avviamento deve essere adattato poiché alcuni paesi, a differenza della Svizzera, non hanno numeri postali a quattro cifre.

• Consiglio dell’esperto:
  si avvalga di tool online per il controllo indirizzi, in tal modo l’acquirente riceverà una notifica immediata se inserisce un indirizzo errato. Così facendo, si evita che alcune consegne non vengano effettuate e questo si ripercuoterà positivamente sulle spese di spedizione.

Dati di sdoganamento e documenti per una logistica dell’e-commerce ottimizzata

Oltre ai normali dati di sdoganamento, come i codici HS e il peso, sono necessarie fatture di vendita correttamente compilate. Dato che la dogana effettua controlli a campione, il commerciante deve essere in grado di presentare fatture corrette. In caso contrario, c’è il rischio che le merci vengano bloccate alla frontiera.

• Consiglio dell’esperto:
  per alcuni prodotti il commerciante deve essere inoltre in grado di presentare alla dogana diversi certificati o numeri di autorizzazione (ad esempio certificati CITES). Questo garantisce un recapito ineccepibile della merce.

Qualità dei dati nel commercio online: le nostre conclusioni

Il cross-border e-commerce è un’attività interessante ma comporta anche operazioni logistiche più complesse. Prima di partire alla conquista di un mercato di esportazione, le consigliamo di controllare attentamente i dati decisivi per il buon esito della spedizione.

Prestando attenzione a tutti gli aspetti per una spedizione ottimale, è possibile evitare ritardi e fare felici i propri clienti. È questa l’unica chiave del successo.